Nei mesi precedenti abbiamo anticipato le prime considerazioni riguardo il GDPR e alcuni dei requisiti che i soggetti interessati dovranno avere. Clicca qui
In questo articolo spiegheremo come LeadBI soddisferà questi requisiti e gli impatti rilevanti per i nostri utenti e i loro clienti. Ti daremo anche alcuni consigli per prepararti al meglio a questo grande cambiamento di regole.
LeadBI è a lavoro da alcuni mesi per essere in totale coerenza con il nuovo regolamento entro la scadenza del 25 maggio 2018. Come cliente di LeadBI, è importante capire in che modo il GDPR influisce su di te e sul tuo utilizzo dei servizi della piattaforma LeadBI.
Rendiamo noto che LeadBI fornisce queste informazioni solo a scopo informativo e non hanno alcun valore di consulenza legale. Ti invitiamo a contattare consulenti legali e altri professionisti per comprendere appieno come il GDPR si applica alla tua organizzazione.
Che cos’è il GDPR?
Il GDPR, General Data Protection Regulation, è un regolamento sulla privacy della Commissione europea che entrerà in vigore il 25 maggio 2018. Si tratta di un regolamento generale che si applica a tutte le organizzazioni che offrono beni e servizi in Europa, indipendentemente dal fatto che l'organizzazione si trovi in Europa o meno. Il regolamento, quindi, si applica essenzialmente a tutte le organizzazioni con un sito web che interagisce con i residenti europei.
A chi si rivolge?
Il GDPR si rivolge a tutti coloro che trattano dati e che dispongono di un sito web che raccoglie o elabora dati personali dei residenti nell’UE. La nuova regolamentazione verrà applicata su tutti i soggetti che trattano dati personali, indistintamente dal settore lavorativo, tipo di azienda, soggetto o no a scopo di lucro, con sede o no all’interno dell’ Unione Europea.
Quali sono gli obiettivi e le modifiche che verranno applicate?
Tutti i cittadini europei, grazie al GDPR, otterranno nuovi diritti. Gli obiettivi riguardano:
- Creare normative uniforme europee sulla protezione dei dati;
- Dare a tutti i cittadini il controllo sull’uso e il trattamento dei dati;
- Responsabilizzare le aziende sul trattamento dei dati.
I nuovi diritti esercitabili dai cittadino sono:
Diritto di rettifica: Gli individui possono chiedere che le loro informazioni siano aggiornate o corrette.
Diritto all'oblio: Gli individui possono chiedere che le loro informazioni vengano cancellate in modo permanente.
Diritto di portabilità: gli individui possono chiedere il trasferimento delle loro informazioni a un'altra organizzazione.
Diritto di opposizione: Le persone possono cercare di proibire determinati usi dei propri dati personali.
Diritto di accesso: Gli individui hanno il diritto di sapere quali dati personali sono stati raccolti su di loro e come vengono utilizzati.
Il GDPR richiede che alle persone vengano fornite informazioni trasparenti su come verranno elaborati i loro dati personali, incluso lo scopo specifico per la raccolta dei dati, la durata del trattamento dei dati e altri dettagli.
Inoltre, è obbligatorio stabilire i tempi di conservazione dei dati. Non ci sono al momento indicazioni vincolanti. La normativa si limita a dire che i dati personali dovrebbero essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità del loro trattamento.
Per questo motivo bisogna assicurare che il periodo di conservazione dei dati personali sia limitato al minimo necessario.
Quali sono le conseguenze in caso di mancato rispetto delle nuove regole?
In caso di illegalità e mancato rispetto delle nuove regole, gli individui e le aziende potranno essere soggetti a multe che vanno dal 2% al 4% del fatturato e fino a 20 milioni di euro per le infrazioni più gravi.
Come ottenere il consenso?
Il consenso al trattamento dei dati personali deve essere dato liberamente sotto forma di una chiara azione affermativa.
Sarà vietato l’Opt-in passivo (ad esempio: il consenso pre-selezionato). L’unica forma di consenso approvata è l’Opt-in.
L’Opt-in è il processo in cui il contatto liberamente e volontariamente dà il consenso affermativo al trattamento dei propri dati personali.
Ciò significa che puoi solo utilizzare legalmente elenchi che sono al 100% opt-in e solo se puoi dimostrare che tali contatti hanno effettivamente fornito il loro consenso.
Quindi, il GDPR richiede che una persona fornisca il consenso informato e affermativo per ogni modo in cui i suoi dati personali saranno raccolti, utilizzati e trattati. Ciò significa che dovrai inserire ulteriori dichiarazioni di consenso sui tuoi moduli e siti web e non sarai in grado di raccogliere, utilizzare o elaborare dati personali finché l'individuo non avrà dato quel tipo di consenso. Non sarai in grado di fare affidamento su caselle pre-barrate, silenzio o inattività come base per il consenso. Potrai usare i dati solo per le modalità di trattamento espresse nel consenso, in caso contrario dovrai chiedere un nuovo consenso per un diverso uso dei dati.
Linee guida sui cookie e la conformità GDPR
Se si utilizzano i cookies per identificare in modo univoco un dispositivo o la persona che utilizza quel dispositivo, questo viene ora considerato come dati personali nel GDPR.
Ciò significa che i cookies utilizzati per analisi, pubblicità e servizi funzionali come sondaggi e strumenti di chat sono a rischio di non conformità ai sensi del GDPR.
Non sono vietati dal GDPR. Tuttavia, se non è possibile dimostrare il consenso su base individuale, si è a rischio di non conformità.
Se puoi dimostrare che la tua azienda ha l'autorizzazione al trattamento dei dati in questione, puoi continuare a farlo.
A breve la famosa “legge sui cookies” verrà aggiornata.
Cambiamenti per il mondo delle automazioni
Se utilizzi software di marketing automation dovrai prestare attenzione ai seguenti punti:
- Campagne automatizzate della gestione dei dati: le aziende devono assicurarsi che tutte le attività automatiche di arricchimento dei dati siano dichiarate. Tutti i dati devono essere verificati, dichiarati e consentiti attraverso l’accettazione di opt-in validi e i marketers sono responsabili di garantire che i risultati di qualsiasi procedura di acquisizione automatica di dati nuovi o esistenti abbiano il dovuto consenso.
- Tracciamento IP: I marketers devono chiedere il consenso prima di memorizzare ed elaborare l'indirizzo IP di un individuo.
- Leadscoring: in termini GDPR, i marketers devono avere il consenso per profilare e procedere al calcolo automatico del leadscore di un contatto.
- Programmi di riattivazione: in base al GDPR, le persone che non hanno avuto delle relazioni recenti con l’azienda non possono più essere contattate attraverso programmi di riattivazione.
- Disposizioni record: Se i marketers non hanno il consenso per archiviare ed elaborare i dati di una persona, si deve procedere alla cancellazione immediata di tali dati. Procedura che bisogna applicare sui contatti e su tutti i dati accumulati nel tempo ma privi dell'opt-in.
Il Marketing Automation aiuta a raggiungere la conformità GDPR
I Marketers hanno evidenziato tre punti a favore dei software di Marketing Automation che evidenziano un facile raggiungimento alla conformità GDPR con l'uso dei software MA, che sono:
- Consentire ai clienti di gestire informazioni e preferenze delle e-mail condivise con loro
Utilizzando la tua piattaforma di Marketing Automation per creare una preferenza email, aiuterai i tuoi clienti con la scelta delle informazioni da ricevere, rendendo il processo intuitivo e semplice.
Consentire ai clienti di gestire le proprie preferenze email porta ad un vantaggio da entrambi le parti. Renderai i clienti più soddisfatti che porterà ad una maggiore fiducia nei tuoi confronti o nei confronti dell'impresa Questa maggiore libertà del cliente porta ad un incremento dei tassi di apertura e perfeziona il processo di segmentazione.
- La possibilità di separazione tra le informazioni da sapere "Need-to-know" con le informazioni di facile lettura "nice-to-know"
Quando i dati dei clienti sono centralizzati in una piattaforma di marketing automation, puoi facilmente analizzarli e adattarli per la conformità GDPR. All'interno della piattaforma, rivedere le informazioni che raccogli, organizzarle e segmentarle ti aiuta a stabilire quali sono conformi agli standard GDPR e come procedere.
- Possibilità di impostare diversi livelli di autorizzazioni
Il GDPR offre ai cittadini europei la possibilità di cambiare idea sul consenso in qualsiasi momento e hanno il diritto di poter modificare il consenso o revocarlo in qualsiasi momento.
Assicurati di creare elenchi di autorizzazioni separati e aggiornati in base alle modifiche effettuate dal cliente o alla richiesta di revoche.
Inoltre grazie alle molteplici funzionalità delle piattaforme di Marketing Automation (Vedi Qui), potrai costruire o integrare moduli conformi ai nuovi standard sulla privacy, aggiungendo campi opt-in descrivendo le modalità d'uso dei dati.
In che modo LeadBI è conforme al GDPR?
In qualità di cliente di LeadBI, il GDPR garantisce maggiori protezioni e diritti sulla privacy. Saremo pronti a rispettare tali regolamenti e a gestire le richieste da parte dell'utente in modo tale da essere in totale conformità.
Diritto di rettifica: puoi modificare le informazioni dell'account in qualsiasi momento tramite le impostazioni dell'account di LeadBI.
Puoi anche contattarci direttamente per modificare o aggiornare le tue informazioni.
Diritto all'oblio : È possibile annullare e chiudere l'account LeadBI in qualsiasi momento. Dopo aver ricevuto una richiesta di cancellazione, elimineremo definitivamente il tuo account e tutti i dati ad esso associati entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
Diritto di portabilità: se richiesto, esporteremo i tuoi dati in modo che possano essere trasferiti a terzi.
Diritto di opporsi: In qualsiasi momento, è possibile opporsi (tramite opt out) ai propri dati personali utilizzati per scopi specifici. (Ad esempio marketing diretto, ricerca, ecc.)
Diritto di accesso: Applichiamo la totale trasparenza sull’uso e il trattamento dei dati. Potrete fare riferimento alla nostra Informativa sulla privacy per informazioni su quali dati vengono raccolti e su come tali dati vengono utilizzati. Puoi contattarci in qualsiasi momento se desideri fare ulteriori domande sui tuoi dati e su come li stiamo utilizzando.
Il team LeadBI sta lavorando sugli ultimi aggiornamenti che renderanno la piattaforma perfettamente conforme al nuovo regolamento e perfettamente sicura per i nostri clienti.
In che modo LeadBI ti aiuterà a rispettare le richieste GDPR dei tuoi clienti
Le nuove regole del GDPR riguardano anche i tuoi clienti. Il programma di conformità GDPR di LeadBI ti aiuterà a soddisfare le richieste che ricevi dai tuoi clienti.
- Puoi aggiornare le informazioni dei tuoi contatti in qualsiasi momento.
- Se ricevi una richiesta di eliminazione, puoi eliminare un contatto e tutti i dati collegati direttamente dal tuo account. Se il tuo contatto ci contatta direttamente con una richiesta valida, ti informeremo della richiesta e cancelleremo i dati del contatto dal tuo account, o attraverso tutti gli account LeadBI, al fine di rispettare il GDPR.
- Se i tuoi contatti richiedono i loro dati personali, puoi esportare i loro dati come file .csv, che ti metteremo a disposizione tramite una connessione sicura.
- Assicurati che la tua politica sulla privacy esistente rispecchi le modalità di utilizzo e gestione dei dati, integrando la privacy policy e la cookie policy.
Come prepararti
Ultilizza i form pre acquisire i contatti
Ti consigliamo l’utilizzo della funzionalità Form presente in LeadBI che ti consente di creare moduli di acquisizione contatti in linea con le norme Gdpr. Clicca qui per visualizzare la guida relativa alla creazione di moduli opt-in.
Apprendi le modalità di modifica ed eliminazione dei contatti
Il diritto di rettifica è una parte fondamentale del GDPR, che permette ad un contatto di aggiornare e correggere le informazioni. Con LeadBI è molto facile trovare i tuoi contatti profilati e procedere alla modifica o all’aggiornamento dello stesso. Clicca qui per accedere alla guida.
Esportazione contatti
Il diritto alla portabilità e il diritto di accesso richiedono entrambi la possibilità di esportare singoli contatti. Con LeadBI potrai esportare facilmente e velocemente ogni contatto. Clicca qui per visualizzare una guida su come esportare il contatto desiderato.
Aggiungi un consenso affermativo e dichiara l’uso attraverso i moduli di attivazione
Dovrai chiarire in che modo utilizzerai i dati personali che raccogli nei moduli per il consenso all'attivazione. Puoi utilizzare i moduli di LeadBI con la possibilità di utilizzare i blocchi HTML. Ti consigliamo di cercare il consiglio di un professionista legale qualificato prima di pubblicare la richiesta di consenso per avere una maggiore sicurezza sulla conformità.
Elimina liste di contatti inattivi
L'intento del GDPR è quello di proteggere la privacy dei residenti nell'UE. Seguendo le linee di questo regolamento, è consigliato cancellare i dati personali che non sono più necessari o inattivi. Puoi scegliere di eliminare i contatti inattivi o non registrati piuttosto che tenerli nel tuo account.
Consulenza con un legale qualificato
Queste sono le nostre informative utili per aiutarti a prepararti come cliente di LeadBI, ma le linee guida GDPR sono espansive e molto probabilmente influenzano altri aspetti della tua attività. Ti consigliamo di rivolgerti a un consulente legale qualificato per comprendere l'impatto totale del GDPR sulla tua attività.
Il presente articolo non sostituisce pareri professionali legali.
Aggiornamenti del prodotto - Attività GDPR
- (In corso) implementare "Elimina Account";
- (In corso) implementare la funzionalità download dei dati (csv e json);
- (In corso) implementare "cronjob" per eliminare i dati dei visitatori dopo 3 mesi.
LeadBI dichiara: questo documento non è una consulenza legale. Serve solo a fornire informazioni generali sul GDPR.
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